Mon Guide Ultime pour la prise de notes (Partie I)
Quelles sont les prochaines étapes que tu dois réaliser après ton dernier meeting ? D'ailleurs, te souviens-tu de quoi vous parliez ou de l'objet du meeting ? 🫢
Table des matières
Partie I
Pourquoi prendre des notes ?
Se préparer en amont
Prendre de bonnes notes
Pousser à l’action
Fais un compte-rendu
Pourquoi prendre des notes ?
C’est le premier sujet que j’ai décidé de poncer sur Product Shōnen, car en tant que PM, on est souvent au milieu de plein de meeting, et savoir prendre de bonnes notes est essentiel pour faire avancer au mieux ses projets. 🚀
Et aussi, ce n’est pas aussi simple que je le pensais !
Il m’est arrivé d’oublier des informations importantes ou d’être si captivé lors d’interviews utilisateurs que j’en oubliais de noter… 🙈
Ensuite, c’est là qu’intervient la courbe de l’oubli…
Elle démontre la rapidité avec laquelle les informations se perdent vite au fil du temps si on ne fait pas l'effort de la conserver.
Tes notes te servent aussi pour :
partager aux stakeholders et aux absents qui peuvent ainsi interagir de manière asynchrone,
garder des traces des décisions prises, des deadlines, des analyses, des formules mathématiques, des prochaines étapes et toutes les choses importantes,
et enfin documenter tous les meetings de ta boîte.
Je parlerai ici que des notes pour les meetings, mais cela ne change pas beaucoup pour les notes pendant tes lectures et ton apprentissage.
Se préparer en amont
“ By failing to prepare, you are preparing to fail. ”
— Benjamin Franklin
Me préparer en amont m’a permis de faciliter la compréhension des sujets traités durant mes meetings.
Donc, si tu le peux, je t’encourage à prendre un moment avant un meeting pour
comprendre l'objectif du meeting,
comprendre les sujets clés à couvrir,
noter tes idées et tes questions.
La réunion sera ainsi plus productive, tu seras sûr de couvrir tout ce que tu voulais et ta compréhension en sera facilité.
Autrement, tu peux oublier de parler de certains sujets, tu peux ne pas avoir les informations suffisantes pour prendre des décisions et il faudra reprogrammer un autre meeting ! 😱
Ça fait perdre du temps à tout le monde, ce n’est pas fun et pas productif...
Prendre de bonnes notes
J’ai découvert l’année dernière la méthode Cornell.
Elle est selon moi la meilleure méthode pour prendre des notes ! 😊
Cette méthode a été mise en place à l'université de Cornell par le professeur Walter Pope et elle est assez polyvalente pour convenir à l'apprentissage comme à la prise de note durant un meeting.
Tu vas pouvoir prendre des notes, faire la synthèse, commencer l'effort de compréhension et de mémorisation en amont.
Ça ressemble à quoi ?
La feuille doit être divisée en 4 parties :
La partie du haut : te permet d’ajouter l’ordre du jour, la date, les participants, des tags pour regrouper et retrouver facilement tes notes d’un thème (par exemple “roadmap23” qui contient toutes tes discussions autour de la roadmap 2023).
La partie de droite : c’est la prise de note habituelle, tu ne dois noter que les informations qui te seront utiles plus tard, avec des abréviations, des titres, des sous-titres, des noms, des dates...
La partie de gauche : c'est la partie pour les topics, les questions que tu vas traiter, les gros points d'attentions retenus, les remarques, les mots-clés.
C'est parfois difficile de prendre des notes à droite et de noter les points clés du meeting à droite en même temps. C'est pourquoi il faut se préparer en amont et tu pourras aussi le finaliser après ta réunion.
La partie du bas : te permettra de résumer en quelques phrases les deux parties du haut. Fais une mega-synthèse du meeting.
En quoi cela, va révolutionner ma prise de note ?
Cette méthode t'oblige à
Choisir les infos les plus importantes durant ton meeting (partie de droite),
Préparer tes interrogations en amont et d'avoir les informations capitales (la partie de gauche),
La dernière partie (la partie du bas) te permet d'envoyer d'avoir un résumé clair et compréhensible pour les différentes parties prenantes.
Sur papier, tu peux utiliser des cahiers conçus pour la méthode Cornell comme celui-ci.
Sur ton laptop, tu peux commencer avec mon template Notion pour la prise de note ici :
Clique sur “Dupliquer” en haut à droite, et tu pourras ainsi le personnaliser selon tes besoins et les besoins de ta boîte.
J’espère que ça te sera utile et je suis super intéressé pour savoir comment tu l’auras personnalisé ! 🧑🎨
Autres méthodes
Il y a d'autres méthodes que tu pourras retrouver sur Internet comme :
La méthode des 3 colonnes : Topics/sujets, décisions, todo list
La méthode des quadrants qui divise la feuille en 4 parties : notes, ta todo, la todo des autres, et les questions.
La méthode de mind mapping (ou carte mentale) : on pose le sujet principal au milieu de la feuille et on le connecte avec d'autres points importants.
...
Au final, peu importe la méthode utilisée, il faut que tu prennes celle qui te convient le mieux.
Pousser à l'action
Pense à noter ta todo et celle des autres.
Ça devrait être inconcevable pour toi d'en sortir sans next steps ou des actions ; même si les actions sont juste des follow-up avec tes collègues sur une data.
Tu auras donc besoin de noter ta todo et celle des autres. Et là, tu as 2 possibilités :
Noter directement dans la colonne de droite
Créer une autre partie
Personnellement, j’ai choisi la deuxième option sur Notion que je trouve plus simple à lire.
Je te conseille de rappeler cette todo list aux participants avant de conclure le meeting.
Ça vous permettra d’être sûr d’être alignés, d’avancer correctement et ça évitera d'avoir les mêmes conversations sur plusieurs meetings.
Fais un compte-rendu
Tant que c'est encore frais dans ton esprit, fais ton résumé, et envoie-le aux parties prenantes.
Assure-toi d'avoir toutes les informations clés, les décisions, les recommandations, les deadlines, les nouvelles questions et résume-les avec tes propres mots pour renforcer ta compréhension des next steps et celles des parties prenantes (partie du bas avec la méthode Cornell).
Pour cela, tu peux t'aider de
l’ordre du jour, des sujets abordés et objet de la réunion -> ta partie du haut et gauche
les décisions prises, actions à réaliser et les échéances -> ta partie de droite et la todo
Enfin, il ne te restera plus qu’à shooter ton mail ! 💌
Tes next steps
Tu as (presque) tout pour être ultra productif durant tes meetings ! ✨
Bien sûr, c’est ma façon de faire actuellement, tu as peut-être d’autres besoins en fonction de ta boite, tes objectifs, etc.
Donc, inspire-toi en, mais rien ne dois être repris juste pour être repris, ça doit t’être utile !
D’ailleurs, pareil pour la prise des notes, ce n'est pas recopier mot pour mot, mais c'est pouvoir résumer les choses réellement importantes et que toi et ton équipe doivent savoir.
Cela te prendra du temps de préparation en amont qui s'avérera payant rapidement et te permettra d’avoir des meetings impactants. 💪
Afin que tu ne lises pas cet article pour rien (la courbe de l’oubli rappelle-toi), je te propose d’appliquer quelques-unes de ces actions :
Personalise ton propre template sur desktop ou prends un cahier Cornell
Prépare-toi avant la réunion en ajoutant la date du meeting, qui sera présent, le but du meeting, quels sont les sujets que vous allez traiter, les questions que tu dois absolument poser.
Essaie la méthode Cornell (ou une autre méthode) pendant tes meetings
Tu peux aussi t’entraîner en reprenant cet article et prendre des notes avec la méthode Cornell 😉
La partie II
Dans la prochaine partie, je te partagerai quelques tips pour prendre des notes encore plus efficacement ! 🔥
Si tu as d’autres tips à me partager sur la prise de note, je suis chaaaaud de ouf !
Et pareil si t’as d’autres remarques. 😊
Bonne journée ! ✨